Запит від Департамент громадського порядку і цивільного захисту Дніпровської міської ради

Департамент громадського порядку і цивільного захисту Дніпровської міської ради звертається до Вас з проханням надання роз’яснень, щодо вирішення ситуації, яка виникла при здійснені остаточного розрахунку по відповідному договору.
Питання: В процесі здійснення закупівель, виконання договорів мають місце непоодинокі випадки, щодо помилкового (причини різні) закриття договору в системі прозоро, який фактично, ще не виконаний.
Законодавством чітко не визначений алгоритм дії замовника в такій ситуації і тому замовники потрапляють у тупий кут з такою проблемою. Звернення на площадку менеджерами також не вирішується ця проблема.
Так, Департамент громадського порядку і цивільного захисту Дніпровської міської ради (код ЄДРПОУ 23928294), помилково закрито договір оплата по якому в повному обсязі не здійснена, а саме:
UA-2022-12-19-019403-a «Послуги з патрулювання території поблизу об’єктів інфраструктури міста Дніпра».
Послуги за 2023 рік надані в повному обсязі, що підтверджується актами наданих послуг.
Залишок не оплаченого періоду, за які замовником отримано послуги, становить з 21.12.2023 по 31.12.2023 на суму 1 204 896,00 грн.
У січні 2024 року складено додаткову угоду на суму 1 204 896,00 грн остаточного розрахунку за фактично надані послуги в грудні місяці 2023 року (з 21.12.2023 по 31.12.2023). Але технічно на момент укладання додаткової угоди процедура за договором закрита і головний розпорядник не має технічної можливості оприлюднити на майданчику вищезазначену додаткову угоду для остаточного розрахунку.
Додаткова угода складена лише з метою здійснення повного та остаточного розрахунку відповідно до умов договору та тендерної документації і не вносить зміни в істотні умови договору та тендерної документації.
Відповідно до ст.10 п.11 оприлюдненню підлягають повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та зміни до договору у випадках, передбачених ч.5 ст.41 Закону України «Про публічні закупівлі» та з урахуванням п.19 ПКМУ №1178 від 12.10.2022 «Про затвердження особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення та скасування».
Органи держказначейства, відповідно до ст.7 Закону України «Про публічні закупівлі», здійснюють перевірку документів відповідно до вимог чинного законодавства у сфері закупівлі шляхом перегляду документів, розміщених в електронній системі закупівель.
Органи держказначейства не здійснюють реєстрацію юридичних зобов’язань на відповідну суму, так як не оприлюднена додаткова угода щодо оплати за надані послуги в період з 21.12.2023 по 31.12.2023 на суму 1 204 896,00 грн. посилаючись на ст.7 Закону України «Про публічні закупівлі», щодо здійснення перевірки документів відповідно до вимог чинного законодавства у сфері закупівлі шляхом перегляду документів, розміщених в електронній системі закупівель.
Тому питання полягає в тому, як в межах чинного законодавства здійснити остаточний розрахунок за фактично отримані послуги в період з 21.12.2023 по 31.12.2023. Чи правомірні дії нас, як замовника, щодо складання протоколу уповноваженої особи про допущення технічної помилки. Які необхідно здійснити дії замовнику, попавши в таку ситуацію, та виконати умови договору в повному обсязі.
Щиро дякуємо.