Ці Рекомендації спрямовані на впорядкування процесу використання комп'ютерних програм і комп'ютерної техніки з попередньо встановленими комп'ютерними програмами суб'єктами господарювання України з метою створення ними системи внутрішнього контролю за використанням комп'ютерних програм, дотримання вимог законодавства у сфері інтелектуальної власності. 
Рекомендації можуть бути використані для розробки і затвердження керівником суб’єкта господарювання внутрішнього документу, обов’язкового для виконання працівниками – Правил використання комп’ютерних програм (далі - Правила).
1. Загальні положення 1.1. У цих Рекомендаціях терміни вживаються у такому значенні:
договір приєднання – договір, умови якого встановлені однією із сторін у формулярах або інших стандартних формах, який може бути укладений лише шляхом приєднання другої сторони до запропонованого договору в цілому без права запропонувати свої умови договору; 
договір про передання виключних майнових прав інтелектуальної власності на комп'ютерну програму - договір, у якому одна сторона (особа, що має виключні майнові права) передає другій стороні частково або в повному складі ці права відповідно до закону та на визначених договором умовах; 
договір про створення за замовленням і використання комп'ютерної програми - договір, у якому одна сторона (програміст) зобов'язується створити комп'ютерну програму відповідно до вимог другої сторони (замовника) та в установлений строк;
комп'ютерна програма - набір інструкцій у вигляді слів, цифр, кодів, схем, символів чи у будь-якому іншому вигляді, виражених у формі, придатній для зчитування комп'ютером, які приводять його у дію для досягнення певної мети або результату (це поняття охоплює як операційну систему, так і прикладну програму, виражені у вихідному або об'єктному кодах); 
комп’ютерна програма вільного користування (вільне (відкрите) програмне забезпечення, програмне забезпечення з відкритим кодом) – комп’ютерна програма, яка розповсюджується на умовах договору приєднання (вільної публічної ліцензії), що надає особі, яка приєдналася до такого договору, безоплатний дозвіл на: використання комп’ютерної програми з будь-якою метою; доступ до вихідного коду; будь-які дослідження механізмів функціонування програми; використання механізмів (принципів) функціонування будь-яких довільних частин коду програми для створення інших програм та (або) адаптації до потреб користувача; відтворення комп’ютерної програми і розповсюдження її примірників будь-яким способом та в будь-якій формі; внесення змін і вільне розповсюдження як оригінальної комп’ютерної програми, так і зміненої, на тих самих умовах, під які підпадає і оригінальна комп’ютерної програма, якщо інше не передбачено ліцензією; 
контрольна марка - це спеціальний знак, що дає право на розповсюдження примірників комп'ютерних програм, баз даних. Контрольна марка є самоклейним знаком одноразового використання, зовнішній бік якого має спеціальний голографічний захист. 
ліцензійна комп'ютерна програма - це комп'ютерна програма, яка вводиться в обіг, розповсюджується і використовується з дотриманням вимог чинного законодавства, в обсягах, формах і способами, прямо зазначеними в ліцензії; 
ліцензійний договір - договір, у якому одна сторона (ліцензіар) надає другій стороні (ліцензіату) дозвіл на використання комп'ютерної програми (ліцензію) на умовах, визначених за взаємною згодою сторін з урахуванням вимог чинного законодавства;
ліцензія (ліцензія на використання об'єкта права інтелектуальної власності) - це письмове повноваження на використання комп'ютерної програми в певній обмеженій сфері, надане особою, яка має виключне право дозволяти використання комп'ютерної програми. Ліцензія на використання комп'ютерної програми може бути виключною, одиничною, невиключною, а також іншого виду, що не суперечить закону; 
ліцензія з кінцевим користувачем (EULA) - це договір на використання комп'ютерної програми, укладений між особою, яка має виключне право дозволяти використання комп'ютерної програми та кінцевим користувачем її примірника. Ліцензія з кінцевим користувачем може бути укладена як договір приєднання; 
неліцензійна комп'ютерна програма - це комп'ютерна програма, яка використовується у будь-якій формі і будь-яким способом без відповідного дозволу особи, якій належать майнові права інтелектуальної власності на цю програму;
примірник комп'ютерної програми - це копія комп'ютерної програми, яка виконана в будь-якій матеріальній формі; 
1.2. Комп'ютерна програма є об'єктом авторського права й охороняється як літературний твір у відповідності до чинного законодавства. З моменту створення комп'ютерної програми її автору належать майнові та особисті немайнові права. Майнові права на комп'ютерну програму належать її авторові, якщо інше не встановлено договором чи законом. 
Будь-яка особа, яка бажає використовувати комп'ютерну програму, повинна отримати дозвіл на використання цієї програми.
1.3. Розпоряджання майновими правами інтелектуальної власності може здійснюватись на підставі одного з таких документів: ліцензії на використання об'єкта права інтелектуальної власності; ліцензійного договору; договору про створення за замовленням і використання об'єкта права інтелектуальної власності; договору про передання виключних майнових прав інтелектуальної власності; іншого договору щодо розпоряджання майновими правами інтелектуальної власності. 
Договір щодо розпоряджання майновими правами інтелектуальної власності укладається у письмовій формі. 
Правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах, у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони. 
Договір про передачу прав на використання творів вважається укладеним, якщо між сторонами досягнуто згоди щодо всіх істотних умов (строку дії договору, способу використання твору, території, на яку поширюється передане право, розміру і порядку виплати авторської винагороди, а також інших умов, щодо яких за вимогою однієї з сторін повинна бути надана згода). 
Особа може за відплатним або безвідплатним договором передати своє майнове право іншій особі. 
У разі відсутності в ліцензійному договорі умови про територію, на яку поширюються надані права на використання об’єкта права інтелектуальної власності, дія ліцензії поширюється на територію України. 
У разі відсутності у ліцензійному договорі умови про строк договору він вважається укладеним на строк, що залишився до спливу строку чинності виключного майнового права на визначений у договорі об’єкт права інтелектуальної власності, але не більше, ніж на п’ять років. Якщо за шість місяців до закінчення зазначеного п’ятирічного строку жодна із сторін не повідомить письмово другу сторону про відмову від договору, договір вважається продовженим на невизначений час. 
1.4. Використання твору без дозволу автора є порушенням авторського права. Порушення авторського права, у тому числі невизнання цього права чи посягання на нього, тягне за собою відповідальність згідно з чинним законодавством. Незабезпечення дотримання законодавства може бути підставою для притягнення керівника суб'єкта господарювання та (або) іншої відповідальної особи до відповідальності.
1.5. Працівники суб'єкта господарювання зобов'язані дотримуватися законодавства з питань правової охорони комп'ютерних програм та використовувати комп'ютерні програми в обсязі, формі, способом, визначеними в ліцензії або в ліцензійному договорі, або в іншому договорі щодо розпорядження майновими правами інтелектуальної власності.
2. Відповідальні особи та їх обов'язки 
2.1. Відповідальним за дотримання вимог законодавства під час використання комп'ютерних програм суб'єктом господарювання є його керівник.
Керівник суб'єкта господарювання може призначити уповноважену ним особу (осіб), відповідальну за інформаційно-технічне забезпечення суб'єкта господарювання.
Керівник суб'єкта господарювання або уповноважена ним особа забезпечують дотримання положень цих Правил при використанні комп'ютерних програм і комп'ютерної техніки з попередньо встановленими комп'ютерними програмами.
У випадках, передбачених пунктом 2.3 Правил, працівники суб’єкта господарювання несуть персональну відповідальність за порушення авторських прав на комп’ютерні програми.
2.2. Керівник суб'єкта господарювання та/або уповноважена ним особа:
- визначає потреби в придбанні нової комп'ютерної техніки і комп'ютерних програм;
- забезпечує ведення обліку комп'ютерної техніки і комп'ютерних програм, що придбаваються та використовуються;
- організовує роботу із створення архівів примірників комп'ютерних програм і збереження супровідної документації до них, зокрема ліцензії або ліцензійного договору, або іншого договору щодо розпорядження майновими правами інтелектуальної власності на ці комп'ютерні програми;
- забезпечує проведення інвентаризації комп'ютерних програм, що використовуються суб'єктом господарювання;
- контролює встановлення комп'ютерних програм та їх використання користувачами комп'ютерної техніки, перевіряє наявність ліцензії або ліцензійного договору, або іншого договору щодо розпорядження майновими правами інтелектуальної власності на ці комп'ютерні програми;
- з метою запобігання неправомірному використанню комп'ютерних програм проводить легалізацію комп'ютерних програм, тобто забезпечує приведення використання наявних комп'ютерних програм у відповідність до вимог законодавства про авторське право шляхом заміни неліцензійних примірників комп'ютерних програм на ліцензійні;
- організовує проведення планових та позапланових перевірок правомірності використання комп'ютерних програм;
- організовує проведення інструктажу, навчання співробітників суб'єкта господарювання правилам роботи з комп'ютерною технікою і комп'ютерними програмами та дотримання авторських прав на комп'ютерні програми.
2.3. Для забезпечення персональної відповідальності працівників суб'єкта господарювання за правомірне використання комп’ютерних програм проводяться наступні заходи: 
- закріплення за кожним працівником робочого комп’ютера;
- попередження працівника під розпис про персональну відповідальність за самовільне встановлення неліцензійних комп’ютерних програм.
3. Придбання та підтвердження правоміронсті використання комп'ютерних програм і комп'ютерної техніки з попередньо встановленими комп'ютерними програмами 
3.1. При закупівлі комп'ютерних програм чи їх отриманні на безоплатній основі суб'єкти господарювання мають:
- набувати виключно ліцензійні примірники комп'ютерних програм або примірники комп'ютерних програм вільного користування, які мають бути забезпечені документацією, що підтверджує правомірність їх використання згідно з ліцензією або ліцензійним договором, або іншим договором щодо розпорядження майновими правами інтелектуальної власності чи належність до комп'ютерних програм вільного використання (вільна публічна ліцензія);
- отримувати від постачальника документальне підтвердження правомірності використання комп'ютерних програм, зокрема ліцензію або ліцензійний договір, або інший договір щодо розпорядження майновими правами інтелектуальної власності чи належності до комп'ютерних програм вільного використання (вільна публічна ліцензія). Примірники ліцензійних комп'ютерних програм, що реалізуються на дисках для лазерних систем зчитування (CD-дисках), мають бути марковані контрольними марками згідно з вимогами Закону України “Про розповсюдження примірників аудіовізуальних творів, фонограм, відеограм, комп'ютерних програм, баз даних”. 
Ліцензія з кінцевим користувачем (EULA) та вільна публічна ліцензія можуть укладатися як договір приєднання. 
Умови приєднання до вільної ліцензії визначаються у відповідній ліцензії. 
Текст ліцензії може бути викладений мовою оригіналу або у вигляді, локалізованому постачальником, якщо така можливість передбачається ліцензією. 
Підтвердженням правомірності використання ліцензійної комп’ютерної програми на умовах ліцензії з кінцевим користувачем може бути факт приєднання до неї шляхом вчинення певних дій (зокрема встановлення комп’ютерної програми шляхом запису в пам’ять комп’ютера), а також наявність електронного примірника ліцензії, яка подається у вигляді, що надає можливість користувачеві ознайомився з текстом ліцензії перед встановленням комп’ютерної програми. 
Підтвердженням правомірності використання комп’ютерної програми вільного користування є факт приєднання до неї шляхом вчинення певних дій (зокрема відтворення, в тому числі запис у пам’ять комп’ютера, модифікація, розповсюдження комп’ютерної програми), а також наявність електронного примірника ліцензії, яка подається у вигляді, що надає можливість користувачеві ознайомився з текстом ліцензії перед встановленням комп’ютерної програми. 
Будь-який постачальник комп’ютерних програм вільного користування, має право отримувати плату за продаж користувачеві примірників комп’ютерних програм вільного користування, а також надання супутніх послуг: встановлення, локалізація, технічна підтримка тощо, якщо це передбачено умовами вільної публічної ліцензії. 
Документи щодо оплати примірника комп’ютерної програми, а також надання послуг щодо встановлення та підтримки комп’ютерної програми вільного користування, можуть використовуватися при виникненні спорів щодо якості матеріального носія, на якому записаний примірник відповідної комп’ютерної програми та якості зазначених послуг. 
Правомірним використанням комп’ютерної програми вільного користування вважається також отримання користувачем за угодою з постачальником послуги із завантаження примірника такої комп’ютерної програми з комп’ютерної мережі (зокрема, мережі Інтернет) та встановлення на комп’ютер замовника. 
3.2. У разі придбання комп'ютерної техніки з попередньо встановленими на жорсткі диски комп'ютерними програмами суб'єкти господарювання зобов'язані дотримуватись вимог щодо правомірного використання комп'ютерних програм, зазначених у пункті 3.1 Правил.
4. Облік комп'ютерних програм 
4.1. Для здійснення контролю за наявністю, збереженням та обігом комп'ютерних програм на кожен комп'ютер суб'єкта господарювання в тижневий строк після введення його в експлуатацію оформлюється картка обліку комп'ютерної техніки із зазначенням установлених комп'ютерних програм, яка зберігається протягом усього строку експлуатації комп'ютера.
Картка обліку ведеться в електронній та/або паперовій формах і повинна містити такі відомості:
- інформацію про користувача(ів), за яким(и) закріплено комп'ютерну техніку;
- технічні параметри комп'ютерної техніки, що експлуатується;
- назву, вид, версію кожної встановленої програми, дату її придбання та встановлення, найменування виробника чи розповсюджувача примірників цієї програми, реквізити ліцензії або ліцензійного договору, або іншого договору щодо розпорядження майновими правами інтелектуальної власності.
4.2. Закріплення комп'ютерної техніки суб'єкта господарювання за користувачем повинно бути документально оформлене. У разі зміни користувача, за яким закріплена комп'ютерна техніка, до картки обліку вноситься відповідний запис.
4.3. Установлення комп'ютерних програм, їх переустановлення чи видалення здійснюється лише за погодженням з керівником суб'єкта господарювання або особою, яка відповідає за інформаційно-технічне забезпечення суб'єкта господарювання.
4.4. Бухгалтерський облік нематеріальних активів, у тому числі комп’ютерних програм, здійснюється на підприємствах та організаціях усіх форм власності відповідно до Закону України „Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”, „Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 8 „Нематеріальні активи”, затвердженого наказом Мінфіну України від 18.10.1999 № 242 та інших нормативно-правових актів Міністерства фінансів України, які регулюють питання зарахування на бухгалтерський облік нематеріальних активів, зокрема, об'єктів права інтелектуальної власності. Для бюджетних установ бухгалтерський облік здійснюється згідно з Інструкцією з обліку необоротних активів бюджетних установ, затвердженою наказом Державного казначейства України від 17.07.2000 № 64.
5. Проведення інвентаризації комп'ютерних програм
5.1. Суб'єкти господарювання щорічно проводять планову інвентаризацію комп'ютерних програм, що використовуються, визначають вимоги до комп'ютерних програм, які мають застосовуватись для задоволення потреб цих суб’єктів, та визначають необхідну кількість комп'ютерних програм для задоволення таких потреб. При цьому комп'ютерні програми, які не підлягають легалізації через моральну застарілість, невідповідність стандартам, тощо, виводяться з експлуатації. 
5.2. У процесі інвентаризації перевіряються: наявні комп'ютерні програми; документація, що підтверджує правомірність використання комп'ютерних програм, та інші питання, які можуть бути включені до програми інвентаризації. 
5.3. Результати інвентаризації оформлюються актами інвентаризації комп'ютерних програм і зберігаються суб'єктом господарювання протягом 3 років.
6. Контроль за використанням комп'ютерних програм 
6.1. Керівник суб'єкта господарювання та/або уповноважена ним особа організовує проведення планових і позапланових перевірок використання комп'ютерних програм з метою виявлення випадків невідповідності їх використання положенням чинного законодавства і цих Правил та виявлення фактів неправомірного використання комп'ютерних програм. 
При виявленні фактів неправомірного використання комп'ютерних програм з'ясовуються причини й умови, які привели до встановлення цих програм, та вживаються заходи щодо припинення неправомірного використання комп'ютерних програм.