RULES OF PROCEDURE
of Humanitarian Demining 
Sectoral Working Group 
of the Ministry of Economy of Ukraine 
and thematic subgroups within the Sectoral Working Group	
РЕГЛАМЕНТ
роботи секторальної робочої групи 
з питань гуманітарного розмінування 
Міністерства економіки України 
та тематичних підгруп у складі секторальної робочої групи	
Introduction
In accordance with the objectives of the Paris Declaration on Aid Effectiveness, to which Ukraine has acceded pursuant to Presidential Decree No.325 dated April 19, 2007, the partner country, in the course of the dialogue with development partners, takes on the leading role in coordinating international assistance and other resources for development. 

Aims and Objectives
The Sectoral working group on humanitarian demining (hereinafter referred to as “the SWG”) is a temporary consultative and advisory body of the Ministry of Economy of Ukraine established to provide a unified effective platform for coordination and approval with development partners (hereinafter referred to as “the Partners”) of joint areas for cooperation within the framework of existing and upcoming projects aimed at humanitarian demining.
In these Rules of Procedure, the term "humanitarian demining" is used in the meaning according to paragraph 3 of the first part of Article 1 of the Law of Ukraine "On Mine Action in Ukraine", namely:
demining (humanitarian demining) - a set of measures carried out by mine action operators with the aim of eliminating dangers associated with explosive objects, including non-technical and technical survey of territories, mapping, detection, neutralization and (or) destruction of explosive objects, marking, preparation documentation after demining, providing communities with information on mine action and handing over cleared territory.

In its activities, the SWG shall be guided by the Constitution and laws of Ukraine, the acts of the President of Ukraine, regulations of the Verkhovna Rada of Ukraine, the acts of the Cabinet of Ministers of Ukraine, other legislative acts adopted under the Constitution and laws of Ukraine.
The primary aim of the SWG is to act as a coordination platform. No member of the SWG can be obliged to take course of action, join projects or make other decisions such a member for whatever reason is not willing to make.
SWG is functioning on a principle of voluntary participation.
In the context of bilateral cooperation between Ukraine and the Partners the SWG aims to ensure there are minimum overlaps and maximum efficiency in the use of resources, and to provide recommendations to SWG members in that regard. The SWG is not aimed to limit or in any other way influence bilateral cooperation without a consent of involved parties.

The main tasks of the SWG are:
1)	involvement of support from the Partners for Ukraine's humanitarian demining needs;
2)	provision of communication and advocacy of such needs to the political level of partner countries and relevant international organizations and platforms;
3)	dialogue with the Partners on humanitarian demining policy, continuous informing of Partners about the results and plans of the Government in this area, provision of consultative and advisory participation of Partners in the development of the Government strategy in the humanitarian demining area;
4)	coordination of joint activities to achieve the planned results in this area based on approved Government strategies, industry/ministerial action plans, and programs/projects of the Partners;
5)	identification of areas for coordination and synergy, avoidance of duplication, identification of underfunded measures in the area and possible tools for their support by the Partners, considering the approved action plans;
6)	continuous monitoring and adaptation of the provided and planned support to the actual situation and needs.

The SWG shall, following its tasks:
1)	carry out ongoing monitoring and analysis of Ukraine's needs for humanitarian demining, the efficiency of utilizing the assistance provided, and implementing the specific projects;
2)	develop proposals on the form and scope of support, format, and content of upcoming projects;
3)	develop proposals and recommendations on the development of a Government strategy on humanitarian demining and relevant action plans;
4)	carry out high-level monitoring of the situation on the implementation of the state policy on humanitarian demining and develop proposals to improve its efficiency;
5)	interact with state authorities involved in humanitarian demining in one form or another, as well as relevant industry business associations, civil organizations, and other stakeholders;
6)	if required, provide proposals and participate in the development of draft legislative acts governing humanitarian demining in Ukraine;
7)	submit recommendations and proposals developed as a result of its work to the Ministry of Economy of Ukraine, the Cabinet of Ministers of Ukraine, and, if required, other authorities.

The SWG has a right to:
1)	receive, within the established procedure, information required to fulfil its tasks from central and local executive authorities, local self-government bodies, enterprises, institutions, and organizations;
2)	involve representatives of central and local executive bodies, local self-government bodies, enterprises, institutions and organizations (upon agreement with their heads), Members of Parliament of Ukraine (upon agreement), foreign specialists and independent experts (upon agreement) to participate in its work;
3)	organize conferences, seminars, meetings, and other events.

Structure
The SWG is headed by three Co-chairs (one Co-chair from the Government of Ukraine and two Co-chairs from the Partners). The composition of the Co-chairs is determined based on consultations between the Government of Ukraine and the Partners.
Besides the Co-chairs the SWG includes members of the SWG and the Secretariat.
The full personal composition of the SWG is specified in a letter from the Ministry of Economy of Ukraine to the Secretariat of the Cabinet of Ministers of Ukraine following the constituent meeting of the SWG. Later on, if it is necessary to make changes to the personal composition of the SWG, such changes will be reflected in additional letters from the Ministry of Economy of Ukraine to the Secretariat of the Cabinet of Ministers of Ukraine.

SWG Co-chairs:
1)	Ukraine’s side - presents the status of policy formation and implementation in the field of humanitarian demining, as well as the relevant needs of Ukraine;
2)	Make decisions on convening the meetings of the SWG;
3)	Speak on behalf of the SWG on other meetings/platforms, promote the work of the SWG and advocate the needs of Ukraine at the political level;  
4)	Define the agenda of the SWG for the short- and medium-term perspective;
5)	Discuss and make decisions on the proposals prepared by the SWG members;
6)	Ensure opinions and interests of all Partners are taken into account;
7)	Conduct humanitarian demining policy dialogue on the political level.

Members of the SWG:
1)	Maintain regular exchange of information regarding specific needs, commitments, specific projects planned or in the process of implementation;
2)	Ensure coordination and avoiding overlaps regarding terms, volumes, formats of planned assistance, implementation of specific joint projects;
3)	Clarify and provide proposals regarding the scope and methods of implementation of specific projects, prepare such proposals for consideration by the Co-chairs;
4)	Provide suggestions regarding policy improvement in the field of humanitarian demining and issues that need to be resolved.
Representatives of all countries and organizations that already provide or plan to provide support to Ukraine in humanitarian demining (1-2 representatives per country/organization) are invited to join the SWG. Those representatives can reside both in Ukraine and abroad, but at least one of them has to be present in Ukraine most of the time. Co-chairs may delegate more than 2 representatives to the SWG if needed.
No technical partners such as mine action operators, etc. are invited to join the SWG. However, such partners on a temporary basis may be invited to participate in meetings and other forms of work of the working group if necessary.
The final list of those Partners whose representatives are proposed to be invited to participate in the SWG is defined by the Co-chairs.
Thereafter, invitations to participate in the SWG are sent to Ukrainian missions/offices of those Partners and they delegate representatives to the SWG at their own discretion.
The SWG will be open to participation of additional Partners.
Any of the Partners has the right at any time: 
-	To cede completely participation in the SWG; 
-	To replace the necessary number of its representatives in the SWG. 
For this purpose, the Partner informs in writing the Secretariat of the SWG and, if desired, the Co-Chairs of the SWG.
In addition to the representatives of the Partners, 1-2 representatives from the Ministry of Defence of Ukraine and the State Emergency Service of Ukraine will be invited to participate in the work of the SWG on a permanent basis.

Subgroups
Subgroups may be established within the SWG, which, except for the SWG members, may include a wider range of public officials and experts of international technical assistance (ITA) projects for cooperation in specific areas. 
The number, composition, functions, format of work, and leaders of the subgroups are determined by the SWG Co-chairs' decision based on proposals submitted by the SWG members. Subgroups may include 1-2 representatives from one Partner/organization/project. 
The establishment of subgroups is not mandatory.

Secretariat
A Secretariat is established to support the SWG's activities. 
The composition of the Secretariat is determined by the SWG Co-chairs.
The functioning of the Secretariat may be carried out with the involvement of the Partners’ resources.
Functions of the Secretariat:
1)	General coordination of the work of the SWG, ensuring effective communication between the Co-chairs and SWG members;
2)	Preparation of meetings of the Co-chairs and SWG, relevant materials, minutes of meetings;
3)	Analytical support for the work of the SWG;
4)	Maintaining constant contact with SWG members, assisting in conducting necessary meetings both within SWG and with the involvement of third-party stakeholders;
5)	Management and tracking of the calendar of meetings, tasks, agreements, timeframes, files, and materials within the framework of the work of the SWG;
6)	Analysis and verification of the needs of end beneficiaries of Partners’ aid, preparation of relevant proposals for consideration at the SWG;
7)	Maintaining and updating data on the needs of end beneficiaries and Partner commitments.

Forms and Methods of Work 
The form of the SWG's work is meetings held with the following frequency:
-	Co-chairs – as needed;
-	Meetings of the SWG in full composition – as needed (chaired by the SWG Co-chairs);
-	SWG not including the Co-chairs – at least once in two months, or more frequently as needed (chaired by the SWG secretary);
-	Subgroups (if established) – as needed (chaired by leaders of the subgroups).
The SWG members participate in the meetings in person.
In case of unavailability, the SWG members (except for the Co-chairs) can delegate another representative in their place to participate in the meeting with at least one business day notice.
Meetings of the SWG and subgroups shall be deemed valid if more than half of their members are present (including the Co-chairs where applicable).
The dates of SWG meetings at each level and the agendas of each meeting are prepared by the Secretariat according to proposals submitted by the SWG members and submitted to the Co-chairs for no-objection. Agendas of each meeting are sent to the relevant members of the SWG at least three business days prior to the meeting.
Upon the results of the SWG meetings, the Secretariat compiles minutes of the meetings in Ukrainian and English, which are forwarded to the SWG members and, if needed, to other stakeholders determined by the Co-chairs.
Decisions on all issues within the SWG's competence are taken by consensus at the relevant levels of the SWG's work. If, for any reason, it is not possible to reach a consensus at a wider level, decisions can be taken upon the Co-chairs' agreement.
The SWG and subgroups (if established) can use online coordination tools in their work, including online meeting platforms, etc. Electronic tools can also be used for voting on agenda issues.
The working languages of the SWG and subgroups are Ukrainian and English. The Secretariat, with the support of the Ministry of Economy of Ukraine and the Partners, organizes translation and/or interpretation.
Generalized information on the activities of the SWG is published on the official web pages of the Cabinet of Ministers of Ukraine, the Ministry of Economy of Ukraine and, if necessary, on other official pages related to humanitarian demining and mine action.	Вступ
Відповідно до завдань Паризької декларації щодо підвищення ефективності зовнішньої допомоги, до якої Україна приєдналась згідно з Указом Президента від 19.04.2007 № 325, країна-партнер під час діалогу з партнерами з розвитку бере на себе провідну роль у координуванні міжнародної допомоги й інших ресурсів для розвитку.

Цілі і завдання
Секторальна робоча група з питань гуманітарного розмінування (далі - СРГ) є тимчасовим консультативно-дорадчим органом Міністерства економіки України, утвореним з метою забезпечення єдиної ефективної платформи координації та узгодження з партнерами з розвитку (далі – Партнери) спільних напрямів співробітництва в рамках діючих та майбутніх проектів за напрямом гуманітарного розмінування.
У цьому Регламенті термін «гуманітарне розмінування» вживається у значенні згідно пункту 3 частини першої статті 1 Закону України «Про протимінну діяльність в Україні», а саме :
розмінування (гуманітарне розмінування) - комплекс заходів, які проводяться операторами протимінної діяльності з метою ліквідації небезпек, пов’язаних із вибухонебезпечними предметами, включаючи нетехнічне та технічне обстеження територій, складення карт, виявлення, знешкодження та (або) знищення вибухонебезпечних предметів, маркування, підготовку документації після розмінування, надання громадам інформації щодо протимінної діяльності та передачу очищеної території.

СРГ у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України, постановами Верховної Ради України, актами Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами, прийнятими відповідно до Конституції і законів України.
Основна мета СРГ – виконувати роль координаційної платформи. Жоден член СРГ не може бути зобов’язаний діяти, приєднуватися до проектів або приймати інші рішення, яких такий член з будь-якої причини не бажає приймати.
СРГ функціонує на засадах добровільної участі.
У контексті двостороннього співробітництва між Україною та Партнерами СРГ має на меті забезпечити мінімальне дублювання та максимальну ефективність використання ресурсів, а також надавати рекомендації членам СРГ з цього приводу. СРГ не має на меті обмежувати чи будь-яким іншим чином впливати на двосторонню співпрацю без згоди залучених сторін.

Основними завданнями СРГ є:
1)	залучення підтримки Партнерів для потреб України у сфері гуманітарного розмінування;
2)	забезпечення донесення та адвокації таких потреб до політичного рівня країн-партнерів та відповідних міжнародних організацій та платформ;
3)	діалог із Партнерами щодо політики у сфері гуманітарного розмінування, постійне інформування Партнерів про результати та плани Уряду у цій сфері, забезпечення консультативно-дорадчої участі Партнерів у розробленні урядової стратегії за напрямом гуманітарного розмінування;
4)	узгодження спільних заходів для досягнення запланованих результатів за напрямом на основі затверджених урядових стратегій, галузевих/міністерських планів дій та програм/проектів Партнерів;
5)	виявлення сфер для координації та синергії, уникнення дублювання, визначення недостатньо фінансованих заходів за напрямом та можливих інструментів їх підтримки з боку Партнерів, із урахуванням затверджених планів дій;
6)	постійний моніторинг та адаптація підтримки, що надається та планується, до фактичної ситуації та потреб.

СРГ відповідно до покладених на неї завдань:
1)	проводить постійний моніторинг та аналіз потреб України у сфері гуманітарного розмінування, ефективності використання наданої допомоги та реалізації конкретних проектів;
2)	напрацьовує пропозиції щодо форми та обсягів надання підтримки, формату та змісту майбутніх проектів;
3)	напрацьовує пропозиції та рекомендації щодо розроблення урядової стратегії за напрямом гуманітарного розмінування та відповідних планів дій;
4)	проводить високорівневий моніторинг стану справ щодо реалізації державної політики у сфері гуманітарного розмінування та напрацьовує пропозиції щодо підвищення її ефективності;
5)	взаємодіє з державними органами, що в тій чи іншій формі дотичні до тематики гуманітарного розмінування, а також відповідними галузевими бізнес-асоціаціями, громадськими організаціями та іншими зацікавленими сторонами;
6)	за потреби, надає пропозиції та бере участь у розробленні проектів нормативно-правових актів, що регулюють сферу гуманітарного розмінування в Україні;
7)	подає Міністерству економіки України, Кабінетові Міністрів України та, за потреби, іншим органам влади розроблені за результатами своєї роботи рекомендації та пропозиції.

СРГ має право:
1)	отримувати в установленому порядку від центральних і місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій інформацію, необхідну для виконання покладених на неї завдань;
2)	залучати до участі у своїй роботі представників центральних і місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками), народних депутатів України (за згодою), іноземних фахівців та незалежних експертів (за згодою);
3)	організовувати проведення конференцій, семінарів, нарад та інших заходів.

Структура
СРГ очолюється трьома Співголовами (один Співголова – від Уряду України та двоє Співголів від Партнерів). Склад Співголів визначається на основі консультацій між Урядом України та Партнерами.
Окрім Співголів, до складу СРГ входять члени СРГ та Секретаріат.
Повний персональний склад СРГ зазначається у листі Міністерства економіки України до Секретаріату Кабінету Міністрів України після установчого засідання СРГ. У подальшому, у разі необхідності внесення змін до персонального складу СРГ, такі зміни зазначаються у додаткових листах Міністерства економіки України до Секретаріату Кабінету Міністрів України.

Співголови робочої групи:
1)	Українська сторона – інформує щодо стану формування та впровадження політики у сфері гуманітарного розмінування, а також відповідних потреб України;
2)	Приймають рішення про скликання засідань СРГ;
3)	Виступають від імені СРГ на інших зустрічах/платформах, просувають роботу СРГ та адвокатують потреби України на політичному рівні;
4)	Визначають порядок денний СРГ на коротко- та середньострокову перспективу;
5)	Обговорюють та приймають рішення щодо пропозицій, підготовлених членами СРГ;
6)	Забезпечують врахування думок та інтересів усіх Партнерів;
7)	Проводять діалог щодо політики у сфері гуманітарного розмінування на політичному рівні.

Члени СРГ:
1)	Здійснюють постійний обмін інформацією щодо конкретних потреб, зобов'язань, а також конкретних проектів: запланованих або таких, що вже в процесі реалізації;
2)	Забезпечують координацію та уникнення задвоєнь щодо термінів, обсягів, форматів запланованої допомоги, реалізації конкретних спільних проектів;
3)	Надають пропозиції щодо обсягів та способів реалізації конкретних проектів, готують такі пропозиції для розгляду Співголовами;
4)	Надають пропозиції щодо удосконалення політики у сфері гуманітарного розмінування та питань, що потребують вирішення.
До складу СРГ запрошуються представники усіх країн та організацій, що вже надають або планують надавати підтримку Україні у сфері гуманітарного розмінування (по 1-2 представнику від країни/організації). Такі представники можуть перебувати як в Україні, так і за кордоном, проте хоча б один з них повинен переважно перебувати в Україні. Співголови за потреби можуть делегувати до складу СРГ більше ніж 2 представників.
До складу робочої групи не запрошуються технічні партнери, такі як оператори протимінної діяльності тощо. Проте, такі партнери на тимчасовій основі можуть бути запрошені до участі в засіданнях та інших формах роботи робочої групи у разі необхідності.
Остаточний перелік тих Партнерів, представників яких пропонується запросити до участі в робочій групі, визначається Співголовами.
Після цього представництвам даних Партнерів в Україні розсилаються запрошення до участі в СРГ і вони делегують представників до СРГ на власний розсуд.
СРГ буде відкрита для участі додаткових Партнерів.
Будь-який із Партнерів має право у будь-який момент:
-	Повністю припинити свою участь у СРГ;
-	Замінити необхідну кількість своїх представників у СРГ.
Для цього Партнер інформує у письмовій формі Секретаріат СРГ та, за бажання, Співголів СРГ.
Окрім представників Партнерів, до участі в роботі СРГ на постійній основі буде запрошено по 1-2 представники від Міністерства оборони України та Державної служби України з надзвичайних ситуацій.

Підгрупи
В межах СРГ можуть бути утворені підгрупи, які, окрім членів СРГ, можуть включати ширше коло державних службовців і експертів проектів міжнародної технічної допомоги (МТД), для співробітництва за окремими напрямами.
Кількість, склад, функції, формат роботи та керівники підгруп визначаються рішенням співголів СРГ на основі пропозицій, поданих членами СРГ. Підгрупи можуть включати по 1-2 представнику від одного Партнера/організації/проекту. 
Утворення підгруп не є обов’язковим.

Секретаріат
Для забезпечення діяльності СРГ утворюється Секретаріат. 
Склад Секретаріату визначається Співголовами СРГ.
Функціонування Секретаріату може здійснюватися із залученням ресурсів Партнерів.
Функції Секретаріату:
1)	Загальна координація роботи СРГ, забезпечення ефективної комунікації між Співголовами та членами СРГ;
2)	Підготовка засідань Співголів та СРГ, відповідних матеріалів, протоколів засідань;
3)	Аналітичний супровід роботи СРГ;
4)	Підтримка постійного контакту з членами СРГ, допомога в проведенні необхідних зустрічей як у рамках СРГ, так і з залученням сторонніх заінтересованих сторін;
5)	Ведення та відстеження календаря зустрічей, завдань, домовленостей, термінів, файлів та матеріалів у рамках роботи СРГ;
6)	Аналіз та перевірка потреб кінцевих бенефіціарів отримання допомоги від Партнерів, підготовка відповідних пропозицій для розгляду на CРГ;
7)	Ведення та оновлення даних про потреби кінцевих бенефіціарів та зобов'язання Партнерів.

Форми і методи роботи 
Формою роботи СРГ є засідання, які проводяться з такою частотою:
-	Співголів – за потребою;
-	Засідання СРГ у повному складі – за потребою (головують Співголови СРГ);
-	Робочої групи без Співголів – не рідше, ніж раз на два місяці, або частіше у разі потреби (головує секретар СРГ);
-	Підгруп (у разі їх утворення) – за потребою (головують керівники підгруп).
Члени СРГ беруть участь у засіданнях особисто.
У випадку відсутності можливості взяти участь у засіданні, члени СРГ (окрім Співголів) можуть замість себе делегувати для участі у засіданні іншого представника із попередженням про це щонайменше за один робочий день до засідання.
Засідання робочої групи та підгруп вважаються правоможними, якщо на них присутні більше половини їх членів (включно зі Співголовами, де це актуально).
Дати зустрічей СРГ на кожному рівні і порядки денні кожної зустрічі готуються Секретаріатом на основі пропозицій, поданих членами СРГ, та подаються Співголовам на предмет відсутності заперечень. Порядки денні кожної зустрічі надсилаються відповідним членам СРГ щонайменше за три робочих дні до засідання.
За результатами засідань СРГ Секретаріатом складаються протоколи українською та англійською мовами, які направляються членам СРГ та, за потреби, іншим заінтересованим сторонам, визначеним Співголовами.
Прийняття рішень з усіх питань, що належать до компетенції СРГ, здійснюється шляхом консенсусу на відповідних рівнях роботи СРГ. Якщо з тих чи інших причин немає можливості досягти консенсусу на ширшому рівні, рішення можуть бути прийняті за згодою Співголів.
СРГ та підгрупи (у разі їх утворення) можуть використовувати у своїй роботі онлайн-інструменти координації, зокрема онлайн платформи для зустрічей тощо. Електронні інструменти також можуть використовуватися для голосувань за питання порядку денного.
Робочими мовами СРГ та підгруп є українська та англійська. Секретаріат за підтримки Міністерства економіки України та Партнерів організовує переклад.
Узагальнена інформація щодо діяльності СРГ публікується на офіційних веб-сторінках Кабінету Міністрів України, Міністерства економіки України та, за потреби, на інших офіційних сторінках, що стосуються гуманітарного розмінування та протимінної діяльності.