Адреса для звернення громадян:

Розгляд звернень громадян у Міністерстві економіки України здійснюється відповідно до вимог Закону України “Про звернення громадян”, Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348 та наказу Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 28.09.2020 № 1900 “Деякі питання розгляду звернень громадян у Міністерстві розвитку економіки, торгівлі ті сільського господарства України”.

ПОРЯДОК

розгляду звернень громадян у Міністерстві економіки України

(затверджений наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 28.09.2020 № 1900)

І. загальні положення

1. Цей Порядок установлює загальні вимоги до процедури розгляду звернень громадян, здійснення контролю за дотриманням строку їх розгляду, загальні засади ведення діловодства за зверненнями громадян у Мінекономіки.

2. Розгляд звернень громадян у Мінекономіки є складовою механізму реалізації прав громадян на внесення до органів державної влади пропозицій щодо поліпшення їх діяльності, викриття недоліків та оскарження дій посадових осіб Мінекономіки, установ та підприємств, що належать до сфери його управління.

3. Здійснення визначених законодавством повноважень Мінекономіки передбачає забезпечення кваліфікованого, неупередженого, об’єктивного і своєчасного розгляду звернень громадян з метою оперативного вирішення порушених у них питань, задоволення законних вимог громадян, поновлення порушених конституційних прав та запобігання в подальшому таким порушенням.

4. Діловодство за зверненнями громадян у Мінекономіки ведеться окремо від інших видів діловодства.

5. Відповідальним за організацію діловодства за зверненнями громадян у Мінекономіки є державний секретар Мінекономіки.

Організація діловодства за зверненнями громадян у Мінекономіки покладається на департамент документообігу та контролю, який забезпечує:

реєстрацію звернень громадян, що надходять до Мінекономіки;

подання Офісу Президента України доповідей про стан організації роботи зі зверненнями громадян та вжиті заходи, спрямовані на забезпечення гарантування реалізації конституційного права громадян на звернення, за відповідний період;

подання Секретаріату Кабінету Міністрів України інформації про роботу зі зверненнями громадян протягом відповідного періоду;

подання на затвердження Міністру проекту графіка особистого прийому громадян керівництвом Мінекономіки;

організацію в установленому порядку взаємодії з державною установою “Урядовий контактний центр”;

функціонування телефонної “гарячої лінії” Мінекономіки та телефону довіри із залученням визначених працівників відповідних структурних підрозділів;

проведення прийому громадян у приміщенні громадської приймальні Мінекономіки із залученням у разі необхідності в телефонному режимі працівників відповідних структурних підрозділів;

формування справ звернень громадян для електронного архіву в системі електронної взаємодії структурних підрозділів Мінекономіки (далі – СЕВ Мінекономіки).

Контроль за змістом, якістю підготовки, оформленням на належному рівні відповідей, дотриманням строку розгляду звернень громадян, а також організацією діловодства за зверненнями громадян та зберіганням документів у структурних підрозділах Мінекономіки покладається на їх керівників.

6. Дія цього Порядку не поширюється на порядок розгляду заяв і скарг громадян, установлений кримінальним процесуальним, цивільно-процесуальним, трудовим законодавством, законодавством про захист економічної конкуренції, Кодексом адміністративного судочинства України, Законами України “Про судоустрій і статус суддів”, “Про доступ до судових рішень”, “Про виконавче провадження” і “Про запобігання корупції”.

ІІ. Попередній розгляд та облік звернень

1. Звернення, оформлені належним чином та подані в установленому законодавством порядку, приймаються та підлягають попередньому розгляду управлінням доступу до публічної інформації, звернень громадян та контролю департаменту документообігу та контролю (далі − підрозділ звернень).

Попередній розгляд звернень громадян здійснюється в день їх надходження або наступного робочого дня в разі їх надходження після закінчення робочого дня, у вихідні, святкові та інші неробочі дні. Листи вищих посадових осіб держави щодо звернень громадян, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

Попередній розгляд звернень здійснюється з метою визначення:

повноти дотримання вимог до оформлення звернення, визначених статтею 5 Закону України “Про звернення громадян”;

ознак надходження та виду звернення;

належності порушених питань до повноважень Мінекономіки;

звернень, які відповідно до статті 8 Закону України “Про звернення громадян” не підлягають розгляду та вирішенню;

відповідності адресування, наявності всіх зазначених додатків, цілісності вкладень, наявності підпису (для письмових звернень) та дати заявника.

2. За видами звернення поділяються на:

заява (клопотання) − звернення громадян з проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією України та законодавством їх прав та інтересів або повідомлення про порушення законодавства чи недоліки в діяльності підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності, народних депутатів України, депутатів місцевих рад, посадових осіб, а також висловлення думки щодо поліпшення їх діяльності. Клопотання – письмове звернення з проханням про визнання за особою відповідного статусу, прав чи свобод тощо;

звернення громадян − викладені у письмовій, усній або електронній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги;

пропозиція (зауваження) − звернення громадян, у якому висловлюються порада, рекомендація щодо діяльності органів державної влади і органів місцевого самоврядування, депутатів усіх рівнів, посадових осіб, а також думки щодо врегулювання суспільних відносин та умов життя громадян, удосконалення правової основи державного і громадського життя, соціально-культурної та інших сфер діяльності держави і суспільства;

скарга − звернення з вимогою про поновлення прав і захист законних інтересів громадян, порушених діями (бездіяльністю), рішеннями органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, об’єднань громадян, посадових осіб.

3. За ознакою надходження звернення громадян визнаються первинними, повторними, дублетними, неодноразовими, масовими.

Первинні звернення − звернення від окремої особи (групи осіб), яка (які) уперше звернулася (звернулися) до Мінекономіки з певним питанням.

Повторні звернення − звернення, у яких:

викладається звернення від того самого громадянина (групи осіб) з того самого питання, якщо перше не вирішено по суті або вирішено в неповному обсязі;

оскаржується рішення, прийняте у зв’язку з попереднім зверненням громадянина (групи осіб);

повідомляється про несвоєчасне вирішення попереднього звернення, якщо з часу його надходження минув визначений законодавством строк  вирішення, проте відповідь громадянину (групі осіб) не надавалася;

звертається увага на інші недоліки, допущені під час вирішення попереднього звернення громадянина (групи осіб);

викладається звернення від того самого громадянина (групи осіб) з того самого питання, якщо перше вирішено по суті.

Дублетні звернення − звернення тієї самої особи (групи осіб) з того самого питання, що відправлені особою різним адресатам та надіслані ними на вирішення за належністю до Мінекономіки.

Неодноразові звернення − звернення особи (групи осіб), які надійшли до Мінекономіки з того самого питання, що і попереднє звернення, проте на звернення відповідь ще не надана, а визначений законодавством строк його вирішення ще не закінчився.

Масові звернення − звернення, що надходять у великій кількості від різних громадян з однаковим змістом питання.

4. Звернення може бути подане  окремою особою (індивідуальне) та групою осіб (колективне).

5. Звернення може бути усним чи письмовим.

Усні звернення громадян, викладені за допомогою засобів телефонного зв’язку через телефонну “гарячу лінію”, телефон довіри Мінекономіки та на особистому прийомі громадян, приймаються посадовою особою підрозділу звернень шляхом унесення відповідних даних до форми реєстрації усного звернення, що подається на особистому прийомі громадян або за допомогою засобів телефонного зв’язку через телефонну “гарячу лінію” або телефон довіри Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України, затвердженої цим наказом.

У разі якщо заявник застосовує ненормативну лексику, вдається до образ або його звернення містить заклики до розпалювання національної, расової, релігійної ворожнечі, працівник, що приймає усне звернення, може припинити спілкування з ним.

Письмове звернення громадянина надсилається поштою на адресу Мінекономіки або передається під час особистого прийому громадян особисто громадянином чи через уповноважену ним особу, повноваження якої оформлені відповідно до законодавства.

Письмове звернення може бути передано через скриньку Мінекономіки. Скринька Мінекономіки розміщена в холі шостого під’їзду Будинку Уряду.

Кореспонденція зі скриньки виймається згідно з графіком: о 9:30; 12:00, 14:00,  16:30 (у передсвяткові дні та  п’ятницю – о 15:30) працівником служби діловодства, на якого покладено ці функції. Кореспонденція, доставлена до скриньки Мінекономіки після 16:30 (у передсвяткові дні та п’ятницю – після 15:30), зі скриньки виймається о 9:30 наступного робочого дня.

Письмове звернення громадянина може бути надіслане з використанням мережі Інтернет шляхом заповнення відповідної форми, розміщеної на офіційному вебсайті Мінекономіки, або надсилання електронного звернення в довільній формі з дотриманням вимог до звернення, установлених статтею 5 Закону України “Про звернення громадян”, на визначену цим наказом електронну поштову адресу для подання електронних звернень громадян або на офіційну електронну поштову адресу Мінекономіки [email protected] та через Єдину електронну базу даних звернень державною установою “Урядовий контактний центр”.

У разі коли у зверненнях, що надходять через  Єдину електронну базу даних звернень, порушені питання не належать до компетенції Мінекономіки, такі звернення не пізніше наступного дня за допомогою цієї бази надсилаються компетентному органу виконавчої влади, Секретаріату Кабінету Міністрів України, про що вноситься до бази відповідна інформація.

Звернення, викладені громадянином на особистому прийомі громадян, що проводиться згідно із затвердженим графіком, розглядаються уповноваженими посадовими особами Мінекономіки безпосередньо під час особистого прийому. У разі неможливості вирішення порушених у зверненнях питань безпосередньо на особистому прийомі вони приймаються та розглядаються в тому самому порядку, що й письмові звернення. Про результати розгляду звернення громадянину повідомляється письмово або усно за його бажанням, про що робиться відмітка в реєстраційно-моніторинговій картці СЕВ Мінекономіки (далі – РМК). 

6. У зверненні повинно бути зазначено прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви, скарги, прохання чи вимоги. Письмове звернення повинно бути підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати.

В електронному зверненні також повинно бути зазначено електронну поштову адресу, на яку заявнику необхідно надіслати відповідь, або відомості про інші засоби зв’язку з ним. Застосування кваліфікованого електронного підпису під час надсилання електронного звернення не вимагається.

Датою подання електронного звернення є дата його надходження на визначену електронну адресу або дата надходження електронної форми. Якщо електронне звернення надійшло на визначену електронну адресу в неробочий день або час, датою подання електронного звернення вважається наступний після нього робочий день.

Письмове звернення, оформлене без дотримання зазначених вимог, реєструється в СЕВ Мінекономіки, додається до відповідної номенклатурної справи та повертається заявнику з відповідними роз’ясненнями за підписом Міністра, першого заступника Міністра, заступника Міністра, державного секретаря Мінекономіки, заступника Міністра – Торгового представника України, заступника Міністра з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації  (далі – керівництво Мінекономіки) згідно з розподілом обов’язків не пізніше як через десять днів з дня його надходження.

Електронне звернення, оформлене без дотримання зазначених вимог, повертається заявнику з відповідними роз’ясненнями засобами електронного зв’язку підрозділом звернень без реєстрації в СЕВ Мінекономіки. У разі повторного надходження електронного звернення від цього заявника, оформленого відповідно до вимог законодавства, воно підлягає реєстрації в СЕВ Мінекономіки.

Електронне звернення, оформлене без дотримання вимог законодавства, не підлягає реєстрації до моменту надходження відповідно оформленого звернення.

7. У разі відсутності додатків, зазначених у письмовому зверненні, або окремих аркушів складається акт про повернення документів (додаток 1) у двох примірниках, один з яких надсилається заявнику, а другий зберігається в підрозділі звернень.

8. Скарги в інтересах неповнолітніх осіб подаються їх законними представниками.

Скаргу в інтересах громадянина може бути подано іншою особою, трудовим колективом або організацією, що здійснює правозахисну діяльність, які отримали від громадянина відповідні повноваження, оформлені згідно із законодавством.

9. Після попереднього розгляду усні, письмові, електронні звернення громадян підлягають реєстрації. Метою реєстрації звернень у Мінекономіки є забезпечення їх обліку та розгляду.

10. Звернення громадян реєструються підрозділом звернень громадян в окремому журналі СЕВ Мінекономіки “Звернення громадян”.

11. Для забезпечення реєстрації звернень громадян в електронній формі для кожного звернення в СЕВ Мінекономіки створюється та заповнюється РМК, яка забезпечує ідентифікацію конкретного документа, здійснення контролю за дотриманням строку розгляду.

12. У РМК звернення громадян зазначаються характеристики, визначені розділами І і ІІ Класифікатора звернень громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 року № 858.

До РМК звернення громадян також уносяться стислий зміст, прізвище автора резолюції, головний виконавець, строк виконання, дата зняття з контролю, номер справи за номенклатурою. У разі потреби цей перелік може бути доповнений.

Під час реєстрації звернення створюється його сканований образ, який уноситься до РМК.

13. Після реєстрації звернення в СЕВ Мінекономіки на ньому проставляється реєстраційний індекс шляхом нанесення штрих-коду в нижньому правому кутку першого аркуша або на будь-якому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для зшивання.

14. Реєстраційний індекс індивідуальних звернень громадян складається з початкової літери прізвища заявника, порядкового номера звернення та відповідного року. Реєстраційний індекс колективних звернень складається з літер “Ко”, порядкового номера звернення та відповідного року.

Конверт, у якому було надіслано звернення, зберігається разом із зверненням.

15. У разі надходження повторних звернень (ПВТ) у закладці “Підлеглі переліки”, “Попередні звернення” РМК звернення додаються всі попередні звернення. У такому разі реєстраційний індекс звернення складається з початкової літери прізвища заявника, порядкового номера звернення,  правобічної похилої риски, слова “ПВТ” та відповідного року.

16. Після реєстрації звернення передається за допомогою СЕВ Мінекономіки (у день його надходження або не пізніше наступного робочого дня) керівництву Мінекономіки через сектор організаційно-аналітичного забезпечення роботи відповідного заступника Міністра (далі – сектор) для визначення структурного підрозділу головного виконавця/співвиконавців та накладення резолюції.

Звернення, що надійшли до Мінекономіки від жінок, яким присвоєно почесне звання України “Мати-героїня”, Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, осіб з інвалідністю внаслідок війни, розглядаються Міністром особисто.

17. Сектор за дорученням керівництва готує в СЕВ Мінекономіки проекти резолюцій одразу після надходження до нього звернень. Визначається підрозділ головного виконавця (за основним питанням) та в разі необхідності співвиконавці відповідно до їх повноважень. У разі якщо у зверненнях порушується декілька питань, головним виконавцем визначається самостійний структурний підрозділ, прізвище керівника якого зазначено першим у резолюції.

На розгляд та вирішення звернення надходять через СЕВ Мінекономіки в електронному вигляді. Паперові оригінали письмових звернень зберігаються в підрозділі звернень.

ІІІ. Звернення громадян, які не підлягають розгляду та вирішенню

1. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає. Головним виконавцем такого звернення подається доповідна записка керівництву Мінекономіки для прийняття рішення щодо зняття його з розгляду.

2. Не розглядаються:

повторні звернення до Мінекономіки від одного і того самого громадянина з одного і того самого питання, якщо перше вирішено по суті;

скарги, подані з порушенням строку, передбаченого статтею 17 Закону України “Про звернення громадян”.

Скарга на рішення, що оскаржувалося, може бути подана до органу або посадовій особі вищого рівня протягом одного року з моменту його прийняття, але не пізніше одного місяця з часу ознайомлення громадянина з прийнятим рішенням. Скарги, подані з порушенням зазначеного строку, не розглядаються.

Пропущений з поважної причини строк може бути поновлений органом чи посадовою особою, що розглядає скаргу.

Рішення вищого державного органу, який розглядав скаргу, у разі незгоди з ним громадянина може бути оскаржено до суду в строк, передбачений законодавством України.

3. Рішення про припинення розгляду таких звернень приймається керівництвом Мінекономіки, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

ІV. Розгляд звернень та підготовка відповідей

1. Розгляд звернень громадян структурними підрозділами Мінекономіки передбачає об’єктивне, всебічне та вчасне вирішення порушених заявниками питань, перевірку заяв чи скарг, опрацювання зібраної інформації, прийняття рішення відповідно до законодавства, підготовку та погодження проекту відповіді, подання на підпис керівництву Мінекономіки та інформування заявника про результати розгляду.

2. Вирішення звернень громадян забезпечують посадові особи, зазначені в резолюції керівництва Мінекономіки.

Співвиконавці розглядають звернення, використовуючи електронну копію оригіналу паперового документа у СЕВ Мінекономіки.

Підрозділ головного виконавця організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає порядок погодження і підготовки проекту відповіді.

Співвиконавці відповідають за підготовку пропозицій на належному рівні та їх своєчасне подання головному виконавцю.

Пропозиції, зауваження та роз’яснення чи інформацію щодо їх відсутності співвиконавці зобов’язані подати головному виконавцю в першій половині строку, визначеного для вирішення звернення.

За своєчасний та якісний розгляд звернень відповідають усі зазначені в резолюції виконавці.

Зміна виконавців за зверненнями громадян у Мінекономіки здійснюється лише керівником, який дав відповідне доручення, за умови надання обґрунтованого пояснення виконавця та/або письмової згоди (підпису) керівника самостійного структурного підрозділу, що пропонується визначити головним виконавцем.

Така зміна виконавця можлива протягом трьох днів з дня реєстрації звернення. Відповідні зміни вносяться до СЕВ Мінекономіки.

3. Головний виконавець під час розгляду звернень громадян, в межах компетенції зобов’язаний:

уважно вивчати зазначені в них питання;

об’єктивно, всебічно і вчасно перевіряти звернення, у яких йдеться про недоліки в роботі Мінекономіки, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери його управління, оскаржуються рішення службових осіб;

уживати заходів відповідно до законодавства для припинення неправомірних дій та скасування незаконних рішень, усунення причин, які призвели до порушення;

розглядати та вирішувати питання, що наведені у зверненнях, відповідно до повноважень у встановлений законом строк, а саме не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх отримання. Якщо в місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник відповідного органу, або його заступник встановлюють необхідний строк для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п’яти днів;

якщо питання, порушені у зверненні громадянина, не належать до компетенції Мінекономіки, у строк не більше п’яти днів переслати таке звернення громадянина за підписом керівництва Мінекономіки за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомити громадянину, який подав звернення;

не допускати надання неоднозначних, необґрунтованих або неповних відповідей за зверненнями;

не допускати безпідставного передання розгляду звернень іншим органам.

Рішення, які приймаються за результатами розгляду звернень громадян, повинні бути вмотивовані відповідно до законодавства.

4. Працівник, відповідальний за розгляд звернень громадян, у разі відпустки, відрядження або звільнення зобов’язаний через особу, відповідальну за ведення діловодства в структурному підрозділі Мінекономіки, передати іншому працівнику за погодженням керівника всі нерозглянуті звернення.

5. Забороняється відмова у прийнятті та розгляді звернень громадян з посиланням на політичні погляди, партійну належність, стать, вік, віросповідання, національність громадянина, незнання мови звернення.

6. Забороняється надсилати скарги громадян на розгляд тим органам чи посадовим особам, дії або рішення яких оскаржуються.

7. Не допускається розголошення одержаних із звернень громадян відомостей про особисте життя громадян без їх згоди чи відомостей, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, конфіденційної та іншої інформації, якщо це порушує права та законні інтереси громадян. Не допускається з’ясування даних про особу, що не стосуються звернення. На прохання громадянина, висловлене в будь-якій формі, не підлягають розголошенню його прізвище, місце проживання та роботи.

Ця заборона не поширюється на випадки повідомлення інформації, що міститься у зверненні, особам, які мають відношення до справи.

8. У разі якщо у зверненні разом з питаннями, що вже розглядалися і на які було надано вичерпну відповідь або за якими прийнято відповідне рішення, є інші питання, нові факти, звернення не вважається повторним і розглядається у встановленому законодавством порядку.

9. Рішення про відмову в задоволенні вимог або проханні, викладених у зверненні, доводиться заявнику в письмовій формі за підписом керівництва Мінекономіки з посиланням на законодавство і викладенням мотивів відмови, а також з роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

10. Звернення вважаються вирішеними, якщо розглянуто всі порушені в них питання, прийнято обґрунтоване рішення, ужито необхідних заходів щодо їх вирішення та заявника повідомлено про результати розгляду звернення і прийняте рішення.

11. Відповідь на звернення громадянина оформлюється державною мовою відповідно до Закону України “Про забезпечення функціонування української мови як державної”, якщо інше не встановлено законом.

12. Реєстрація листів-відповідей на звернення громадян здійснюється автоматично в СЕВ Мінекономіки під час накладення підписантом кваліфікованого електронного підпису. При цьому обов’язково слід дотримуватися заповнення всіх полів у вихідній картці проекту відповіді.

13. Індекс письмової відповіді складається з реєстраційного індексу та номера справи (за номенклатурою), до якої підшивається пропозиція, заява або скарга разом з документами щодо їх вирішення.

14. Відправлення листів-відповідей на звернення громадян на поштову адресу здійснюється централізовано структурним підрозділом Мінекономіки, відповідальним за вихідну кореспонденцію.

Відповідь на електронне звернення за підписом керівництва Мінекономіки надсилається на вказану заявником електронну поштову адресу головним виконавцем самостійно.

За результатами розгляду звернень, що надійшли з Єдиної електронної бази даних звернень, підрозділом звернень уноситься інформація до цієї бази разом з електронною копією листа-відповіді, яким поінформовано заявника.

V. Строк розгляду звернень громадян

1. Строк розгляду звернень громадян обчислюється в календарних днях. Датою вирішення звернень громадян є дата реєстрації відповіді на них.

2. Звернення громадян розглядаються та вирішуються в строк не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, що не потребують додаткового вивчення, – невідкладно, але не пізніше 15 днів з дня їх надходження.

Якщо в місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, за рішенням керівництва Мінекономіки встановлюється необхідний строк для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення, до завершення раніше визначеного строку вирішення.

Загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.

На обґрунтовану письмову вимогу строк розгляду звернення може бути скорочено.

3. Звернення, запити, листи народних депутатів України, що надходять в інтересах громадян, розглядаються в порядку, визначеному абзацом третім пункту 13 частини першої статті 24 Законом України “Про статус народного депутата України”, а саме в разі необхідності народний депутат надсилає пропозиції, заяви та скарги громадян органам державної влади, органам місцевого самоврядування та їх посадовим особам, установам та організаціям, до повноважень яких належить розгляд звернень громадян чи вирішення порушених у них питань по суті. Про результати розгляду пропозицій, заяв та скарг громадян органи та посадові особи зобов’язані повідомити громадянина, від якого надійшло звернення, і народного депутата в строки, встановлені Законом України “Про звернення громадян”.

4. Пропозиції, заяви і скарги, одержані від громадян, депутат місцевої ради згідно з частиною другою статті 12 Закону України “Про статус депутатів місцевих рад” може надсилати до відповідних органів, підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, якщо вирішення питань належить до їх повноважень. Зазначені органи зобов’язані розглянути їх відповідно до закону і про результати повідомити заявника, а також депутата місцевої ради. 

VІ. Організація моніторингу розгляду звернень громадян

1. Моніторинг розгляду звернень громадян здійснюється підрозділом звернень з метою забезпечення своєчасного та належного їх вирішення. Контроль за вирішенням звернень здійснюється за допомогою СЕВ Мінекономіки.

2. У структурних підрозділах безпосередній контроль за розглядом звернень покладається на їх керівників.

3. Звернення вважаються розглянутими і знімаються з контролю після вирішення завдань, надсилання повідомлень про результати заінтересованим установам і особам або в разі надання іншого підтвердження вирішення.

4. Дані про вирішення звернень та зняття їх з контролю вносяться в СЕВ Мінекономіки підрозділом звернень.

5. Підрозділ звернень на вимогу державного секретаря Мінекономіки подає звіт про організацію роботи із зверненнями громадян у Мінекономіки за формою згідно з додатком 2 до цього Порядку відповідно до Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 24 червня 2009 року № 630.

У разі складання зазначеного звіту він розміщується на офіційному вебсайті Мінекономіки.

VІІ. Формування і зберігання справ за зверненнями громадян

1. Оригінали письмових звернень формуються в номенклатурні справи та зберігаються в підрозділі звернень.

Підрозділ звернень у СЕВ Мінекономіки вносить до РМК звернення, а також до РМК вихідного документа інформацію щодо включення документа до відповідної номенклатурної справи підрозділу звернень.

2. Звернення з питань бухгалтерського обліку, кадрового забезпечення, запобігання корупції включаються до номенклатури справ відповідних самостійних структурних підрозділів.

3. Після розгляду паперового звернення громадянина в лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці аркуша, що містить реєстраційний номер Мінекономіки, проставляється відмітка про його вирішення. Відмітка про вирішення свідчить про те, що розгляд звернення завершено і його можна включити до справи.

Відмітка повинна містити слова “До справи”, посилання на дату і реєстраційний індекс листа-відповіді, посаду та прізвище виконавця.

Зазначені реквізити проставляються від руки.

4. Документи розміщуються у справах у хронологічному порядку.

У разі отримання повторного звернення громадянина або появи додаткових документів вони підшиваються до зазначеної групи документів.

Пропозиції, заяви, скарги, відповіді на які не було надано, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється.

Обкладинка справи оформлюється згідно з Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348.

5. Підрозділ звернень зберігає оригінали письмових звернень громадян для надання довідок і використання їх у інших цілях.

Відповідальність за збереження документів за зверненнями громадян покладається на керівника структурного підрозділу та посадових осіб відповідно до їх функціональних обов’язків. 

6. Термін зберігання документів за зверненнями громадян визначається номенклатурою справ. 

7. Справи, що підлягають постійному, а також тривалому (понад 10 років) зберіганню, передаються до архіву Мінекономіки через два роки після завершення діловодства за ними. 

8. Після закінчення встановлених термінів зберігання документи, які створені під час роботи зі зверненнями громадян, підлягають знищенню в установленому порядку.